Valeur juridique des documents dématérialisés

De plus en plus d'entreprises travaillent avec des applications métiers pour augmenter leur productivité et depuis longtemps, elles reçoivent, traitent, envoient et stockent des documents papiers ou des documents électroniques.

Aujourd'hui les entreprises sont progressivement amenées à travailler entièrement avec le numérique. La technologie évolue et permet d'utiliser de outils qui pouvaient paraitre inconcevables il y a quelques années. Cette évolution ouvrent de nouveaux champs de possibilités et c'est pour cela que la législation évolue également afin de donner un cadre règlementaire et trancher en cas de litiges. Décryptage des notions à connaître sur la valeur juridique des documents dématérialisés.

Principes de base

La loi française est assez clair sur un point: Pour connaître la valeur légale d'un document il faut dans un premier temps, connaître sa nature d'origine. Ainsi il y a plusieurs cas de figure:

• Cas n°1:

Si un document papier est numérisé, alors le document électronique issu du document papier n'a de valeur que de copie. Si le document papier possède un valeur légale (contrat, facture etc.) alors il est impératif de conserver le document sous forme papier.

• Cas n°2:

Si un document a été créé numériquement, alors le document ayant une valeur légale est sa version électronique. Si ce document est imprimé, la version papier fait office de copie. Le document électronique d'origine doit être conservé uniquement sous forme numérique.

• Cas n°3

Si des documents ne relevant pas d'une règlementation spécifique sont échangés sous le format électronique, alors ils doivent être conservés numériquement dans des conditions qui doivent garantir leur pérennité et leur intégrité et peuvent constituer une preuve probante.

A titre général, la conservation des documents électroniques doivent être pensés de façon à garantir leur intégrité, l'authenticité et leur pérennité.
L'intégrité représente, selon l'Académie Française:

"l’Etat d’une chose qui est dans son entier, qui n’est pas entamée ou altérée"

L'authenticité représente, selon l'Académie Française:

"Le fait qu'un acte ou une œuvre ont réellement l'origine qui leur est attribuée."

La pérennité représente, selon l'Académie Française:

"État de ce qui dure très longtemps."

Les deux textes de loi concernant la dématérialisation sont les suivants:
Loi du 13 Mars 2000 Article 1316-1:

"L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité."

Article 1316-3:

"L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier."

La facture électronique

La facture électronique est une forme qui est légalement acceptée sous certaines conditions. L’acheteur doit au préalable être d’accord pour l’émission d’une facture sous forme électronique. Elle tient alors lieu de facture d’origine. Son authenticité doit pouvoir être prouvée par:

• Une signature électronique (certificat électronique qualifié) doit être apposée au document
• Un progiciel de gestion intégré (PGI) ou d’un échange informatisé de données (EDI)
• Un message dont la forme est structurée selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque (ex: formal XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, une télécopie reçue en version électronique etc.)

Une facture numérisée envoyée soue forme électronique n'est pas acceptable aux yeux de la loi car l'original est sous forme papier.
Une facture peut être considérée comme électronique uniquement si elle est émise et reçue sous format électronique. Les systèmes informatique de l’émetteur et du récepteur doivent donc être compatibles et doivent être capable de fournir une preuve de la réception de la facture.
Le contenu d’une facture électronique est strictement le même que celui d’une facture sous forme papier.

L'archivage électronique

La loi du 13 Mars 2000 précise qu’un document électronique a la même valeur juridique qu’un document papier à condition que l’auteur soi identifié et que le document soit établi et conservé de manière à conserver l’intégrité du document.

Il faut noter que la loi du 13 Mars 2000 ne fixe aucun critère précis relatif à l’archivage électronique et aux moyens à employer. La seule condition fixée par la loi est de conserver les documents de façon à garantir leur intégrité.

Cependant la norme AFNOR Z42-013 permet de définir un cadre dans l’archivage électronique. Cette norme a été publiée en juillet 1999 et révisée en 2001. Aucun texte de loi ne rend cette norme obligatoire même si elle est devenue une référence en matière d’archivage électronique. Elle permet de mettre en place des mesures techniques et surtout organisationnelles afin de conserver les documents dans leur intégrité tout en viabilisant les solutions informatiques tel que les GED.

La norme préconise l’utilisation de système équipés de stockage utilisant des support WORM (Write Once Read Many) où est impossible de modifier les documents. Il faut noter qu’aucune loi n’oblige l’utilisation de ces supports mais que dans la pratique, on ne considère un système d’archivage électronique fiable que si celui-ci est équipé de supports WORM.

La norme AFNOR recommande également un certain nombre de procédures visant à conserver la fidélité et la non-altération des documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. La notion de traçabilité est également à prendre en compte lors de la mise en place d’un archivage électronique. Elle consiste à identifier les informations d’une activité afin de savoir connaître exactement l’historique du document.

Afin de limiter les risques juridiques liés à la gestion des documents, il est important que les entreprises soient conscientes des précautions à prendre. Le déploiement d'un outil tel que la GED (Gestion Electronique de Documents) permet de respecter la loi tout en augmentant la productivité de l'entreprise. Si vous souhaitez lancer un projet de GED, prêtez attention au respect de la norme NF Z42-013. A titre d'exemple, Lenova GED est un outil qui respect cette norme et qui prend en charge la gestion des documents, l'archivage électronique et l'archivage physique. N'hésitez pas à prendre conseil auprès d'un professionnel.